DYSTRYBUCJA PRODUKTÓW KOSMETYCZNYCH- OGÓLNE ZASADY I PRAWODAWSTWO

 

Rosnąca świadomość oraz wymagania klientów firm produkujących kosmetyki sprawiły, że producenci zaczęli przykładać dużą wagę do tego w jakich warunkach ich produkty są transportowane i przechowywane. Wynika to nie tylko z dbałości o wizerunek marki, ale z troski o bezpieczeństwo i zdrowie odbiorcy końcowego.

 

Zmiany zachodzące  w kosmetykach niewłaściwie przechowywanych nie są tak groźne, jak w przypadku produktów leczniczych, nadal jednak mają one ogromne znaczenie. Dlatego producenci decydują się korzystać z usług operatorów logistycznych, którzy mogą zagwarantować transport w warunkach kontrolowanych, z możliwością monitorowania warunków w całych łańcuchu dystrybucji. Te praktyki dotyczą  już nie tylko marek luksusowych, ale także tych skierowanych do mniej zamożnego klienta. Cel takich świadomych praktyk dystrybucyjnych jest jeden – aby klienci otrzymali produkty bezpieczne, skuteczne i zachowujące wszystkie właściwości pielęgnacyjne.

 

W tym artykule mogą sią Państwo zapoznać ze specyfikę dystrybucji produktów kosmetycznych do aptek oraz przepisami obowiązującymi producentów, dystrybutorów i apteki.

 

 

Ogólne zasady dystrybucji kosmetyków

 

Produkty kosmetyczne i ich właściwości

 

Sposoby transportu lokalnego i międzynarodowego kosmetyków różnią się w zależności od rodzaju przewożonego ładunku. Wiele produktów kosmetycznych charakteryzuje się złożonym składem chemicznym i zwiększoną wrażliwością na zmiany temperatury. Jeżeli warunki transportu i przechowywania nie są przestrzegane, kosmetyki te tracą swoje właściwości, a w niektórych przypadkach mogą stać się niebezpieczne dla zdrowia.

 

Zbyt niskie lub zbyt wysokie temperatury oraz zmieniające się warunki wilgotności lub promieniowania UV mogą negatywnie wpływać na jakość produktów kosmetycznych. Przechowywanie i transport kosmetyków w zbyt wysokich temperaturach może przyczyniać się do rozwarstwiania, jełczenia lub utraty właściwości pielęgnacyjnych tych produktów, natomiast zbyt niskie temperatury mogą prowadzić do inaktywacji zawartych w nich substancji czynnych. I mimo, że zmiany zachodzące  w kosmetykach nie są tak niebezpieczne dla zdrowia, jak w przypadku zmian w produktach leczniczych, to mają one coraz większe znaczenie. Z jednej strony składają się na to rosnąca świadomość oraz wymagania klientów, a z drugiej dbałość o wizerunek produktów ze strony producentów. Dotyczy to już nie tylko marek luksusowych i drogich, ale także tych skierowanych do mniej zamożnego klienta. Prowadzi to do tego, że producenci coraz częściej przykładają dużą wagę do tego w jakich warunkach produkty kosmetyczne są transportowane i korzystają z usług tych operatorów, którzy mogą zagwarantować transport poszczególnych produktów w z góry określonej temperaturze. Dobrze zaprojektowane kontenery chłodnicze chronią produkty przed wahaniami temperatury i negatywnym wpływem środowiska zewnętrznego. Chodzi bowiem o to, aby klienci otrzymali produkty bezpieczne, skuteczne i zachowujące wszystkie właściwości pielęgnacyjne.

 

Dostosowywanie logistyki do specyfiki sektora

 

Warunki prowadzenia dostaw w sektorze farmaceutycznym i kosmetycznym są dosyć złożone. Bardzo ważna jest częstość dostaw, która obejmuje czasami do kilku zamówień dziennie. Istotne są też skrajne szczyty zamówień, wynikające z faktu zmniejszania pojemności magazynowej u odbiorców. Prowadzi to do wzrostu zamówień w mniejszych ilościach, które dodatkowo różnią się w zależności od wahań sezonowych.

 

Jednocześnie po stronie klienta oczekuje się szybkiej dostawy, często w ciągu kilku godzin, a także zapewnienia maksymalnej niezawodności i bezpieczeństwa. Od strony logistyki jest to nie lada wyzwanie ponieważ oznacza niezwykle wysoką wydajność kompletacji  w okresach szczytowych, a także efektywne i precyzyjne zarządzanie jego przepływem towaru.

 

W przypadku artykułów kosmetycznych kluczowym czynnikiem jest postępowanie z produktem. Produkt jest nie tylko bardzo wrażliwy, ale także drogi. Absolutna czystość opakowań i powierzchni magazynowych jest zatem głównym wymogiem w całym łańcuchu logistycznym.

 

Niezbędne są również szkolenia z zakresu logistyki dla zespołów odpowiedzialnych za zarządzanie przepływem towarów. Kolejną kwestią, którą powinien się zająć kierownik ds. logistyki, jest integracja wielokanałowej dystrybucji towarów, w tym kompleksowe zarządzanie zwrotami w celu optymalizacji zadowolenia klienta.

 

Specyfika dostaw produktów kosmetycznych do aptek

 

Jako placówka ochrony zdrowia, apteka musi szczególnie dbać o jakość leków wydawanych na receptę i OTC, ale także innych produktów tj. suplementy diety, środki specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz kosmetyki do pielęgnacji zarówno niemowląt i dzieci, jak i dorosłych. Jakość i bezpieczeństwo produktów wydawanych z apteki jest sprawą priorytetową.

 

Wiele aptek, prowadzi w wydzielonych miejscach, sprzedaż produktów kosmetycznych, zarówno marek przeznaczonych do dystrybucji tylko aptecznej, jak i marek dostępnych także w drogeriach i supermarketach. Często są to kosmetyki luksusowe i drogie. Dlatego ważne jest z jakim dystrybutorem apteka współpracuje i jakie warunki magazynowania i transportu dana firma może zapewnić.

 

Rosnące wymagania przechowywania i transportu produktów kosmetycznych sprawiają, że coraz większy nacisk kładzie się na zapewnienie odpowiednich warunków dystrybucji tych produktów.

 

Bezpieczeństwo produktów kosmetycznych i prawodawstwo

 

Produkty kosmetyczne podlegają regulacjom prawnym na poziomie europejskim aby z jednej strony zapewnić bezpieczeństwo konsumentom, a z drugiej wspierać innowacyjność i konkurencyjność tego sektora. Niezależnie od procesów produkcyjnych lub kanałów dystrybucji wszystkie produkty kosmetyczne wprowadzane na rynek Unii Europejskiej, muszą być przede wszystkim bezpieczne.

 

Aby ułatwić pozyskiwanie informacji odnośnie dozwolonych i niedozwolonych substancji, które mogą się znaleźć w składzie kosmetyków, Komisja Europejska prowadzi bazę CosIng, którą można bezpłatnie skonsultować. Baza zawiera  m.in. listę substancji zabronionych w produktach kosmetycznych, listę substancji, które nie powinny znaleźć się w kosmetykach z pewnymi zastrzeżeniami, listę dopuszczonych barwników, konserwantów oraz filtrów UV. Przeglądanie bazy może być pomocne nie tyko dla producenta, ale także dla użytkownika końcowego, który w stosunkowo prosty sposób może sprawdzić czy dany produkt kosmetyczny jest bezpieczny.

 

Co prawda wszystkie kosmetyki podlegają rejestracji w bazie Cosmetic Products Notification Portal prowadzonej przez Komisję Europejską, ale trzeba sobie zdawać sprawę, że notyfikacja produktu w bazie nie jest równoznaczna z poświadczeniem bezpieczeństwa danego produktu. Komisja Europejska nie wydaje w tym względzie żadnych certyfikatów, ponieważ na podmiocie odpowiedzialnym ciąży obowiązek zagwarantowania, że produkt kosmetyczny wprowadzany do obrotu na terenie UE jest produktem wytwarzanym zgodnie z wymogami Dobrej Praktyki i bezpiecznym.

 

Ponad rok temu, 1 stycznia 2019 roku, weszła w życie w Polsce nowa ustawa o produktach kosmetycznych, która w dużym fragmencie odnosi się przede wszystkim do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1223/2009 z 30 listopada 2009 roku dotyczącego produktów kosmetycznych. Ustawa uregulowała przede wszystkim kwestię odpowiedzialności producentów i dystrybutorów produktów kosmetycznych oraz wprowadziła pojęcie osoby odpowiedzialnej, która gwarantuje spełnienie określonych wymogów przez każdy wprowadzony do obrotu produkt kosmetyczny.

 

Dodatkowo w nowej ustawie przewidziano możliwość prowadzenia dokumentacji produktu kosmetycznego nie tylko w języku polskim, ale także w języku angielskim, z wyjątkiem części raportu oceny bezpieczeństwa produktu kosmetycznego, który nadal ma być sporządzany w języku polskim. Utworzono także System Informowania o Ciężkich Działaniach Niepożądanych Spowodowanych Stosowaniem Produktów Kosmetycznych.

 

Nowością jest także wprowadzenie do ustawy kar finansowych za naruszenie poszczególnych wymogów, określonych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1223/2009 przez producentów, osoby odpowiedzialne wprowadzające produkt do obrotu oraz dystrybutorów. Wysokość tych kar waha się od 10 do100 tysięcy złotych. Najwyższa kara grozi za wprowadzenie do obrotu produktów kosmetycznych nie spełniających norm ww. Rozporządzenia. Kary grożą także m.in. za niestosowanie dobrej praktyki wytwarzania i jest to kwota w wysokości 50 tysięcy złotych.

 

Odpowiedzialność dystrybutora

 

Dystrybutor jest odpowiedzialny za transport, a także magazynowanie wyrobów gotowych. Z punktu widzenia producenta oraz dystrybutora bardzo ważne jest więc zapewnienie odpowiednich warunków transportu produktów kosmetycznych, tak aby dotarły one do końcowego użytkownika w niezmienionym stanie, z zachowaniem wszystkich parametrów jakości. Należy też pamiętać, że każdy dystrybuowany produkt kosmetyczny musi być identyfikowalny. W praktyce oznacza to, że w całym łańcuchu dostaw, dane związane z przepływem produktu mogą być w każdej chwili odzyskane. Wszyscy uczestnicy zaangażowani w dostawę produktu są znani i ponoszą za niego odpowiedzialność.

 

Obecne rozwiązania logistyczne pozwalają na całodobowy transport kosmetyków w odpowiednich warunkach, zapewniając właściwą temperaturę i śledzenie trasy produktów. Firmy wytwarzające kosmetyki mają także możliwość śledzenia produktów w łańcuchu dostaw. Jest to bardzo korzystne, ponieważ w przypadku wystąpienia jakichkolwiek nieprawidłowości lub uszkodzeń, można dotrzeć do odpowiedniej partii towaru i wycofać go. Taka sytuacja wiąże się jednak ze stratami dla producenta. Aby unikać tego typu zdarzeń, bardzo ważne jest posiadanie przez dystrybutora kosmetyków takiego systemu zapewnienia jakości i warunków magazynowania oraz transportu, które minimalizują negatywne zdarzenia podczas dystrybucji. Producent ma wtedy pewność, że nie tylko on dba o jakość przy wytarzaniu i magazynowaniu swoich produktów, ale taką samą filozofię działania reprezentuje wybrany przez niego do współpracy dystrybutor.

 

mgr farm. Ewa Zygadło-Kozaczuk

htps://www.leki-informacje.pl

 

 

Obowiązujące akty prawne dotyczące produktów kosmetycznych:

  1. https://eur-lex.europa.eu/homepage.html
  2. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/ALL/?uri=CELEX:32009R1223
  3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1223/2009 z dnia 30 listopada 2009 r. dotyczące produktów kosmetycznych (na stronie Eur-Lex dostępny jest tekst jednolity zawierający zmiany wprowadzone od 2009 r.)
  4. Decyzja wykonawcza Komisji z dnia 25 listopada 2013 r. w sprawie wytycznych dotyczących załącznika I do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1223/2009 dotyczącego produktów kosmetycznych (2013/674/UE)
  5. Rozporządzenie Komisji (UE) nr 655/2013 z dnia 10 lipca 2013 r. określające wspólne kryteria dotyczące uzasadniania oświadczeń stosowanych w związku z produktami kosmetycznymi
  6. Ustawa z dnia 4 października 2018 r. o produktach kosmetycznych (Dz. U. poz. 227)
  7. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 28 lutego 2019 r. w sprawie ośrodka uprawnionego do dostępu do informacji o produkcie kosmetycznym (Dz. U. poz. 417)
  8. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 lutego 2019 r. w sprawie ośrodka administrującego Systemem Informowania o Ciężkich Działaniach Niepożądanych Spowodowanych Stosowaniem Produktów Kosmetycznych (Dz.U. poz. 350)
  9. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 28 lutego 2019 r. w sprawie określenia wzorów wniosków oraz zaświadczenia związanych z wykazem zakładów wytwarzających produkty kosmetyczne (Dz. U. poz. 435)